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如何清晰表达观点?

  发表时间:2022年02月17日  点击数:271 次  来源:综合管理科  作者:王卓  审核:张振忠

  很多时候,我们表达的目的,不是为了让自己说的开心,而是让听的人清楚。

  那如何表达,才能让对方更容易理解,更快抓住重点。

  — 1 —先看一个场景。年终了,你要向老板汇报工作,你非常紧张,连夜准备了40多张PPT。可是第二天汇报,你刚讲了2页,就感觉到老板有点不耐烦了。你讲到第5页的时候,他打断你说:不要讲PPT了,你还是直接说重点吧。你当场就懵了,杵在那里,站也不是,坐也不是。讲也不是,不讲也不是。为什么会这样?老板不满意,真是因为你的报告中“没有重点”吗?你可能会很委屈:我说的都是重点啊!老板不满意,可能不是你的报告“没有重点”,而是你的表达没有结构。混乱的陈述中,他抓不到重点。比如下面这张图。左边是你零散的想法,零零碎碎,毫无头绪。

  在这种状态下,很有可能你说了一个小时,还在其中一两个点徘徊,绕来绕去就是绕不到重点上。

  这时候,对方就会很着急,你怎么就说不到重点上呢。那怎么才能让人抓住重点?表达要有结构。这其实涉及到一种能力,结构化思维能力。什么是结构化思维?结构化思维,就是我们在解决问题,沟通表达,汇报工作,甚至在写文章的时候,能够快速梳理出一个结构或者框架,把杂乱无章的信息结构化。像上图这样,在零散的想法中梳理出一个结构。通过梳理,归纳,提炼,让你的表达,从无序到有序,从杂乱无章到结构完整。这样做的目的,就是说话有逻辑,表达有结构。因为很多时候,我们表达是有诉求的。比如传递一个信息,比如达成某种共识,或者解决一个问题。

  所以,你的目的不是为了让自己说的开心,而是让听得人清楚。

  — 2 —所以,结构化思维也是非常重要的工作能力。除了沟通,它对协作、解决问题都有很大的帮助。我举个例子。很多人都有这样一种感受,平时工作认真负责。一到汇报就犯愁,各种想法千头万绪,就是说不到点上。看到人家汇报思路清晰,逻辑严谨,结构完整,非常羡慕。为什么会这样呢,因为表达没有结构,显得混乱无序,抓不住重点。结构化思维,其实是可以通过训练获得的。怎么训练呢?得到老师李忠秋在《有效训练你的结构化思维》里提出过清晰表达四原则。第一个原则,是论。什么意思呢,就是表达的时候,可以尝试结论先行。每一次表达,最好只有一个主题思想,一个观点,解决一个重要问题。而且最好出现在开头。就像是一篇文章的标题,这是对你要表达的内容的高度提炼和总结,让对方一开始就知道你的重点是什么。第二个原则,证。就是以上统下。有论点,就要有论据。有结果,就要有原因。所以开头抛出一个结论或一个观点。下一步就是去论证这个观点。比如,你去汇报工作,你说我们部门2月份业绩表现不错,这是一个结论。接下来你就要通过数据或客观事实来论证,为什么不错。为什么呢?因为跟1月份相比,收入同比增长了30%。第三个原则叫类,也就是归类分组。就是每一组要点必须要属于同一个范畴。比如,你买了一堆东西。别人问你买了什么,你是不是得先归类分组。比如有水果,蔬菜,饮品三大类。再往下呢,水果有哪些,蔬菜有哪些,饮品有哪些。你不能把蔬菜归在水果里,也不能把饮品归在蔬菜里。汇报工作,沟通表达也是一样,不能在汇报A事件的时候,突然跳到BCD事件。第四个原则叫比,也就是逻辑递进。什么意思呢,就是每个点,都需要按照一定的逻辑顺序来排列。根据你的主题,在表达汇报前,找到一个逻辑。这个逻辑就像一条线,把你表达的内容穿起来,层层递进,有据可依。

  — 3 —关于训练结构化思维,《有效训练你的结构化思维》里还有一个比较有趣的方式,就是“重要的事情说三点”。为什么是三点呢?“三”其实是给表达设定了一个范围,相当于一种结构,有助于你把比较杂乱的信息,按照一定的逻辑,归纳整理。你有没有发现,很多领导在讲话的时候,都喜欢说,我来说三点。为什么?因为这样可以让表达更清晰,防止你的表达陷入无边无际的细节。我举个例子。你问A,这件事你有什么看法,他滔滔不绝地跟你说了一个小时。你的感觉可能是他好像什么都说了,又好像什么都没说。你问B,他跟你说,这个问题我有三点看法。第一点是什么,第二点是什么,第三点是什么。你听完就会清晰很多。这是因为他通过归纳、整理、提炼,把和你问题相关的信息,理出了一个结构。就相当于,他在几个相互缠绕,乱糟糟的线团中,找到了一个结构,然后把理清楚后的线团交到你手上。你拿到的已经是理好的线团,红的,白的,黑的,分好类的线团。你也可以用“重要的事情说三点”的方式,归纳、整理和提炼你的想法。比如,关于一件事,你可以先给出一个结论。然后,针对这个结论,找到三个原因,这些原因之间还要符合“论证类比”的原则。横向上,要符合“类”和“比”,话题不能有遗漏和疏忽,还要有先后次序;纵向上,要符合“论”和“证”,挖掘思考的深度。很多时候,你说完“关于这件事我有三点看法”。可能会有几种情况。第一种情况,正好说三点。第二种情况,说完两点以后就没有了。你只能说,我再强调一下第二点。第三种情况,说完三点以后,发现还有两点特别重要,你只能说我再补充两点。

  所以,“重要的事情说三点”看起来不难,其实需要你具备很强的结构化思考能力。

  最后的话很多时候,我们表达是有诉求的。比如传递一个信息,比如达成某种共识,或者解决一个问题。所以,你的目的不是为了让自己说的开心,而是让听的人清楚。沟通表达,汇报工作,怎么让对方快速抓住重点。

  你需要具备结构化思考的能力。通过归纳、整理、提炼,把杂乱无章的信息结构化。关于结构化思维,有一些可供参考的方法。比如,清晰表达四原则:论。证。类。比。论。就是结论先行。证。就是以上统下。类,也就是归类分组。就是每一组要点必须要属于同一个范畴。比,就是逻辑递进。比如,重要的事情说三点。重要的事情说三点,其实给表达设定了一个范围,有助于你把比较杂乱的信息,按照一定的逻辑,归纳整理。

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